French certification of Mews

Mews est certifié par le LNE | French certification of Mews

Nous sommes heureux de vous annoncer que Mews est officiellement accrédité et parfaitement conforme à la loi fiscale française (plus précisément au BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704).  Cette acceptation permet enfin aux hôteliers en France d’utiliser Mews et de profiter pleinement de l’ensemble de ce PMS “pas comme les autres”…

*URGENT – Suivez les instructions ci-dessous pour préparer votre système avant le 26 décembre.

 

Comme nous le savons, les hôteliers en France ont l’obligation d’utiliser un PMS certifié. C’est l’aboutissement de nos efforts des 14 derniers mois ou nous avons fait tout notre possible pour faire accréditer notre système. Suite à un audit réussi par le LNE nous avons reçu un certificat attestant notre conformité à la norme de certification “Système de Caisse”. Boom!     

Mews Systems est officiellement certifié par le Laboratoire National de Métrologie et d’Essai français!

En somme, les PMS des établissements français doivent être conformes soit à la certification LNE, soit à la certification NF525, les deux ayant pour but de vérifier la conformité à la loi susmentionnée.  Ce qui différencie les deux c’est l’organisme de certification utilisé et leurs directives respectives.   

La loi essaye d’assurer que tous les utilisateurs des logiciels qui peuvent être considérés comme des “Système de Caisse” ne peuvent pas modifier ou falsifier les données comptables.  Il existe quatre conditions obligatoires pour chaque outil:

Invariabilité

Une fois les données enregistrées dans le système elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées

Rétention

Garder toutes données comptables pendant six ans. Calculer et stocker en sécurité les sous-totaux continuels et cumulatifs

Sécurité

Tout le système doit être sûr afin d’éviter la corruption des données

Archivage

Les directives de certification spécifient une certaine manière d’archiver des données dans des fichiers CSV avec des signatures PGP à des moments précis

Pour vous aider à mieux comprendre comment Mews se conforme à cette législation nous avons préparé le guide suivant:

https://help.mewssystems.com/page/system-updates-in-preparation-for-french-fiscalization

Les points forts

En amont de l’audit, notre système a été rigoureusement testé et nous avons créé un module fiscal adapté à l’environnement juridique français, avec son propre code verrouillé.  Nous avons également préparé une documentation détaillée. Par ailleurs nous avons été félicité pour le design et la finesse technique de notre solution, notamment le stockage des données sur Microsoft Azure, car inviolable.

LNE prépare une nouvelle version de la norme de certification qui réévaluera la formulation des exigences en fonction de l’architecture et du design de notre solution.  Nous avons démontré que nous comprenons l’objectif de la certification et que nous avons créé une solution moderne axée sur le Cloud.

Le méchanisme

Cependant, nous sommes obligés d’attendre le lancement de cette nouvelle version, et notre re-certification, afin de pouvoir arrêter l’utilisation du module que nous appelons “rabais des commandes futures”.  

Pour mieux expliquer ce module, imaginons qu’un client vous demande un coca.  Vous le sortez du frigo et l’ajoutez à sa liste de consommations ouvertes. Ensuite le client change d’avis et vous demande une bouteille d’eau à la place du coca. Vous faites l’échange et ajoutez l’eau à sa liste de consommations ouvertes, mais cet ajout ne retire pas le coca de la liste. Le coût du coca doit être mis en rabais, même si le client ne l’a finalement pas acheté, et même si la boisson n’a pas figurée sur une facture clôturée.

Selon le LNE, la loi exige la traçabilité de toutes données susceptibles d’impacter sur le revenu dès son entrée dans le système. La loi exige aussi l’inaltérabilité.  L’élément doit donc rester inchangé dans le système et la seule façon de le remettre à zéro est de créer un rabais.  

Nous avons expliqué à l’organisme de certification les problèmes créés par ladite traçabilité (notamment dans les rapports comptables), et nous leur avons donc demandé de nous fournir un communiqué de presse, dont le contenu est le suivant:

Ce qui suit est une citation du texte juridique qui dit que toutes les données de règlement (même celles qui ne sont pas encore validées) doivent être enregistrées.

BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704 &50 :

“Les données concernées sont toutes les données de règlement liées à la réalisation d’une transaction et qui peut conduire à l’émission, qu’elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d’un justificatif ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.”

BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704 &100 :

“Le système de caisse doit prévoir que l’administration fiscale puisse accéder aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de corrections.”

La révolution

Autrement dit, il est impératif d’enregistrer toutes les corrections effectuées sur une transaction future, même si cette dernière n’est pas validée.

Globalement ceci représente un grand pas en avant sur notre “révolution PMS” en France.  Nous attendons avec impatience l’arrivée de la nouvelle version de notre certification LNE, pour ne plus avoir besoin d’utiliser cette “solution” provisoire.  En attendant nous avons déjà mis la machine en route avec Infocert (prévue pour février 2019), en sachant que leur NF525 demande d’autres modules du système pour être conforme sur ce point. En cas de questions nous vous invitons à consulter notre guide (ci-dessus) ou à contacter votre Chargé(e) de Compte ou notre service support!

Comment préparer votre système

Afin de traquer toutes les transactions selon les souhaits du LNE, nous devons utiliser la fonctionnalité “rabais de commandes futures”. Vous allez constater une augmentation dans vos revenus et dans vos revenus annulés dans le système, en fonction des rabais. La somme de ces deux chiffres est toujours égale à 0 EUR, même si en réalité (ces deux chiffres n’étant pas postés dans le système), ceci introduit un biais.   

Nous avons souligné l’importance de ce problème, et l’organisme de certification va réévaluer leur position avant le lancement de la prochaine version de la certification. En attendant ceci reste une obligation pour tous les systèmes agréés par le LNE.

Pour simplifier cette situation nous avons modifié les paramètres pour que le système puisse séparer les remboursements et les annulations vers deux classements comptables différents.  Cette modification vous permettra d’analyser vos données comme auparavant, et sans que le biais de la fonctionnalité “rabais de commandes futures” pose un problème.   

Comment ça marche? Si vous enregistrez des revenus, le système les enregistrera dans une catégorie de comptabilité configurée selon votre configuration de comptabilité dans Mews. Au moment où vous appliquez le rabais, cette catégorie de comptabilité est remplacée par la “catégorie de comptabilisation d’élément annulée” afin qu’elle ne se mélange pas aux éléments qui seront réellement consommés. De plus, le rabais associé est enregistré dans la “catégorie de comptabilité en rabais“.

Pour faire cela, allez dans vos Paramètres à l’intérieur de Mews, créez les catégories comptables que vous désirez, et configurez le système pour les utiliser en cas de rabais.  

Comment effectuer votre paramétrage

1] Allez dans les Paramètres de Mews > Propriété > Catégories de comptabilite, et ensuite créez une nouvelle catégorie (ex: Rabais)  

Mews LNE rebate

2] Allez dans les Paramètres de Mews -> Propriété -> Services -> Stay où vous trouverez la section “Comptabilité” et les champs “Catégorie de comptabilité des remboursements” et “Catégorie de Comptabilité des artciles annulés “.

Réglez-les tous sur «Rabais».

Vous voudrez peut-être aussi les associer avec vos produits de séjour associés.

Mews LNE rebate

3] Contactez votre Responsable de Compte chez Mews ou notre équipe de support à support@mewssystems.com pour vous assurer que la configuration est bien terminée afin que nous puissions activer la fonctionnalité pour vous dans notre back-end.

English Version

As of today, Mews is officially certified for French accounting and fully compliant with the French law (specifically BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704). In short, that means any French property can now use Mews and slingshot themselves into the future.

*URGENT – Follow the instructions below to prepare your system by the deadline 26 December.

Over the past 14 months, we’ve been working really hard to get everything compliant as every property in France is required by law to use a certified system. We’ve now been audited by  LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais) and received our certificate that confirms that we comply with the LNE cash register system certification standard. Boom!

Mews Systems is officially certified for French accounting and fully compliant with French law!

In a nutshell, French properties require property management systems to be compliant with one of two certifications – LNE or NF525. They both aim to check compliance with the aforementioned law with the only differences being that the audits are conducted by two different certification bodies and have slightly different guidelines.

The law attempts to make sure that all systems that could be classified as cash registers (ie. are tracking revenues, payments and are issuing bills) do not allow their users or vendors to cheat or falsify accounting data. To achieve this, there are four main conditions that every system needs to have:

Inalterability

Once data is recorded in the system, it cannot be modified or removed.

Retention

Keep accounting data for six years and compute and securely store perpetual and cumulative subtotals.

Security

All parts of the system have to be secure and not allow for any data corruption.

Archiving

The certification guidelines specify a certain way of archiving data in CSV files with PGP signatures at specified times.

We have prepared a detailed guide for you to learn more about how we comply with this regulation and what features we’ve implemented to achieve this.

Certification

For our audit, we prepared extensive documentation, our features were carefully tested and we developed a fiscalization module specifically for the French legal environment with sealed code and having passed a robustness evaluation. In fact, we’ve embedded some amazingly modern technologies as a result, like Azure’s tamper-proof data storage, and therefore our solution was considered particularly well designed.

The certification body is also preparing a new version of the certification standard that will re-consider the formulation of some of the requirements based on the architecture and design of our solution as we proved to them that we understand the aim of the certification and that we had designed a modern cloud solution.

Unfortunately, until that new version is released and we are re-certified according to that, there is one feature that we have to continue to enforce. We call it “rebate of future items”. For example, imagine a guest asks for a soda. You take it from the fridge, put it on the list of his open items and then he changes his mind and wants a bottle of water. You exchange the soda for water and record the water under his open items, but the soda will not be removed. Instead, it must be rebated – even though he, technically, didn’t pay for it and despite the fact it was not on a closed bill.

According to LNE, the law requires traceability of all data that could affect revenue from the moment of input into the system and not only from the moment of validation (bill closure). Furthermore, the law requires inalterability and, therefore, that the item has to remain unchanged in the system and the only way to balance it to zero is to rebate it.

We asked the certification authority to provide us with a statement that we can share with you as we have explained how this causes a lot of friction in accounting reports and does not add any additional compliance from our perspective:

BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704 &50 :

The concerned data are all the payment data linked to a transaction and which could conduce to the production (before, during or after the payment) of a receipt and all the data linked to the reception (immediate or waited) of the payment in counterpart.

BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704 &100 :

The cash register system must allow the fiscal administration to access original data initially recorded and the dated (year-month-day-hour-min) details of every operation and correction made on the data. 

In other words, you must record every correction made on a future transaction even if it’s not validated yet.

Overall, this a huge step for Mews in our goal to roll out the PMS revolution across France. We look forward to the new version of our LNE certification standard to arrive soon so that the rebate work-around is no longer necessary while we have also started another certification with Infocert (due February 2019) as their NF525 requires slightly different features of the system to achieve compliance on this point. If you have any questions, make sure to look at our guide above or don’t hesitate to get in touch with your account manager or chat with our support!

 

How to prepare your system

As mentioned above, we have to introduce the rebate of future items functionality in order to track all the transactions as requested by LNE certification. What will happen is that you will suddenly see an increase of both revenue and cancelled revenue in the system as that’s what rebates do. Effectively, the sum of those two is always balanced to 0 EUR, however, in reality this would create a bias as currently those numbers are not posted anywhere. We have made the certification body aware of this issue and they might reconsider they stance on this for the next version of the certification procedure but, as of now, systems certified by LNE are required to have this.

In order to smoothen this, we have introduced some new accounting category settings so that the system can post rebates and cancellations into separate accounting categories so that you can analyse your data as before and without the bias of future items cancellations.

How does it work? When you post some revenue the system will register it into a configured accounting category as per your accounting configuration in Mews. The moment you decide to rebate it, this accounting category is overridden to “cancelled item accounting category” so that it does not mix with the items that will actually be consumed. Also, the related rebate is posted into the “rebate accounting category”.

If you want to have this you need to go into Mews settings, create accounting categories as per your liking and set them to be used by the system in the case of rebate.

Recommended steps

1. Go to Settings -> Property -> Accounting categories and create an accounting category called e.g. “Rebates”.

Mews LNE rebate

2. Go to Settings -> Property -> Services where you will find the section ‘Accounting’ and the fields ‘Rebate accounting category’ and “Canceled item accounting category”.  Set them all to “Rebate”. You might want to do this with your related stay products as well. 

Mews LNE rebate

 

3. Get in touch with your account manager or our support team to confirm the set up is done so we can switch on the functionality for you in our back end.

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